管理会社の担当者を変えたい…。その手順と良い担当者の見分け方とは

「賃貸物件の管理を管理会社に委託しているけれど、担当者がどうにも気が利かない」とお悩みのオーナーはいらっしゃいませんか？

賃貸経営をするうえで、賃貸管理を委託する管理会社は信頼できるパートナーであるべきです。

しかし、担当者の対応が期待に応えるものでない場合や担当者との相性が悪い場合もあるでしょう。  

そのような場合に管理会社の担当者を変えたいけれど、担当の変更ができるのかご不安なことがあるかもしれません。

結論から申し上げますと、管理会社の担当者は変えられます。

では、担当者の変更はどのような手順で進めれば良いのでしょうか。

今回は、管理会社の担当者を変更する手順と良い担当者の見分け方についてご説明します。

1.管理会社の担当者を変えたい場合の手順

管理会社の担当者の対応に不満がある場合は、担当者の変更を申し出ることができます。

しかし、いきなり担当者の変更を申し出てしまうと管理会社に悪いイメージを与えてしまう可能性があります。

そのため、まずは担当者に対応の改善を求め、担当者がそれでも変わらないようであれば次のステップとして担当者の変更を申し出るようにしましょう。

1)担当者に不満がある点を伝える

担当者に直接不満を伝えられる関係性であればいいのですが、難しい場合はその上長に当たる方に電話等で伝えてください。

例えば、対応が遅い担当者の場合には「〇月〇日に依頼した件はどうなっていますか？」などです。

依頼時には以下の3点を一緒に具体的に確認します。

もし、、まだ対応していない場合には、対応期限を設定するようにしてみると良いでしょう。  

具体的な事例がなければ、何に対して不満を感じているのか、本当に自分に非があるのかを理解してもらえない可能性があります。

不満点は明確に伝え、また、対応期限を伝えたうえで、対応を依頼することが大切です。

担当者だけを変える場合に特化した記事は管理会社の担当者を変えたい…。その手順と良い担当者の見分け方とはをご覧ください。

2)担当部署の責任者に担当変更を依頼する

担当者の態度に変化が表れるようであれば、担当変更を申し出なくとも、良好な関係を続けていけるでしょう。

しかし、担当者の対応が変わらないようであれば、その担当者には今以上の対応を期待できない可能性が高くなります。

担当者の改善が見込めない場合は、賃貸管理を担当している部署に電話をし、部署の責任者に担当を変えたい意向を伝えましょう。

このとき、担当者を変えたい理由を具体的に伝えることが大切です。

また、担当者本人に対応の改善を求めたけれど、状況が変わってない旨も忘れずに伝えるようにしましょう。

 担当者の中には、人柄は悪くないけれど、仕事ができるとは言い難い人もいるかもしれません。

しかし、賃貸経営はビジネスであり、担当者の対応の悪さによって退去者が増えてしまったり、入居者獲得のチャンスを失ってしまったりすれば、ビジネスにはマイナスの影響が生じます。

担当者に遠慮してしまい、責任者に担当変更を希望する理由をはっきりと伝えない場合は、オーナー自身がただのクレーマーであるかのように思われてしまう可能性もあります。

また、担当変更の申し出があっても、なぜ担当を変えたいのかの理由が分からなければ、管理会社側でも後任に適任者を選ぶことができません。

担当部署の責任者に担当変更を依頼する場合は、変えたい理由を明確に伝え、適切な人を後任に選んでもらうようにしましょう。

2.担当者を変えても対応が不十分な場合は、管理会社の変更を！

担当者の変更を申し出て、担当者が変わったとしても、新しい担当者の対応も納得できるものではない可能性もあります。

そのような場合は、管理会社自体の変更を検討してみた方が良いかもしれません。

1)管理会社の変更を早めに検討した方が良い理由

顧客からクレームが入って担当者を変更する場合は、以前の担当者よりも経験が豊富な人材や他の顧客からの評判が良い人材を後任に選ぶ会社がほとんどだと考えられます。

なぜなら、また同レベルの担当者を後任にしても、再びクレームに発展してしまう可能性が高いからです。

しかし、後任の担当者もしっかり対応できないような場合は、会社自体に社員を教育する体制が整っていない可能性が考えられます。

また、何らかの問題がある会社であり、社員の入れ替わりが激しいために十分な経験を持つ人材がいない可能性もあるでしょう。

  いずれにしろ、社員に不安を覚える管理会社であれば、物件の管理も杜撰である可能性が高くなります。

早めに管理会社の変更を検討することをおすすめします。

2)管理会社を変更する際の注意点

契約期間中に解約してしまうと、違約金が発生するケースもあるため、管理会社を変更する際には、現在の契約内容をしっかりと確認しておきましょう。

また、現在の管理会社を解約する前に、新しい管理会社探しをしておくことも大切です。

信頼できる管理会社が見つかったら、現状を話し、契約を解約する方法についても相談してみると、管理会社の変更方法についてアドバイスをもらえるでしょう。

3.良い管理会社を見分けるポイント

良い担当者を見極める前に、まずは管理会社として良い会社であるかどうかを先に見極めなければなりません。

では、良い管理会社とは何なのでしょうか。

1)客付け能力が高い

入居者がいなければ、家賃収入は得られません。

そのため、管理会社を探す際には何より客付け能力の高さを見極めなければなりません。

客付け能力の高い会社であれば、どのような手法で客付けを行い、どの程度の入居率を維持しているのか、平均的な空室期間はどのくらいに抑えられているのかをデータで示せるはずです。

管理会社を選ぶ際には、客付け能力について客観的なデータで示せる会社を選ぶようにしましょう。

2)管理実績が豊富にある

いくら客付け能力が高いといっても、管理する物件の戸数が少なければ、賃貸管理の十分な実績があるとはいえません。

何戸くらいの物件を管理しているのか、どのあたりのエリアを管理対象としているのか、具体的な管理実績も確認しておきましょう。

29日

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3)入居者からの問い合わせにどのように応じているか

管理会社によって入居者からの問い合わせ窓口の受付時間はさまざまです。

しかし、「夜に帰宅したら家の中が水浸しになっていた」「深夜にシャワーを浴びようとしたらお湯が出なかった」などトラブルはいつ起こるか分かりません。

そのため、日中や平日しか問い合わせを受け付けていない管理会社の場合、入居者が不便を感じ、不満を募らせてしまう可能性があります。

入居者からの問い合わせ対応の体制についても確認することが大切です。

4)管理手数料が妥当な金額である

管理手数料も管理会社を選ぶうえで重要な判断ポイントです。

管理手数料が安すぎる場合は、サービスの内容が薄かったり、オプションとしてほかに料金が必要になる場合もあります。

提供する業務内容と管理手数料のバランスを考え、納得できる額の管理会社を選ぶようにしましょう。

4.良い担当者を見分ける際のポイントとは

信頼できそうな管理会社であったとしても、担当者の能力が不十分である場合は結局、管理会社を変更したところでメリットを十分に享受できません。

担当者の良し悪しは次のポイントに注意して判断すると良いでしょう。

1)話をしっかり聞いているか

管理物件の入居率や実績ばかりを説明し、顧客側の様子を確認していない場合は、顧客の希望に耳を傾ける余裕のない人かもしれません。

もちろん、自社のサービスをしっかり説明できるかも大切な点ですが、相手の反応を確認できていない人は、独りよがりの判断をしがちです。

顧客の意見に耳を傾けているかどうかを確認しておきましょう。

2)質問に対して正しい回答ができるか

不明点や疑問点などについて質問をした場合、明確な回答ができるかどうかも担当者を見極める点で重要です。

管理業務の内容や実績について質問をした場合、しっかりと回答できなければ自社の状況についてしっかりと把握していない可能性があります。

また、質問内容についての知識を持ち合わせていなかった場合、その場を繕うために適当な回答をしてしまう人と「確認したうえで回答します」という対応をする人の2パターンがあります。

この場合、知らないことを認めたうえで、適当な返事をするのではなく、確認後に正しい回答を伝えられる人の方が信頼できるといえるでしょう。

 

3)対応スピードが速いか、優先順位の判断ができるか

参考となるデータの提示が欲しい場合や周辺エリアの家賃相場を調べてほしい場合など、依頼したことに対してスピーディーに対応できるかどうかも良い担当者を見極めるうえで大切な視点です。

大抵の管理会社の担当者は業務量が非常に多く、激務な場合が多いです。

多数ある業務の中でしっかりと優先順位を付けて業務をこなせるかどうかはとても大切です。  

例えば、入居者から何らかの問い合わせが入った場合にすぐに対応せず、対応までに時間がかかるようであれば入居者が不満を感じ、退去を決意してしまうかもしれません。

入居者からの依頼に優先順位を上げて対応できるかどうかは、管理会社の担当者として必ず持ち合わせていてほしい能力でしょう。

4)約束を守れるか

いつまでに連絡をすると約束をしたにもかかわらず、期日までに連絡がなかったり、質問に対していつまでも回答をしてこなかったり、約束を守れない人は信頼に値しないでしょう。

約束を守るかどうかは、管理会社の担当者としてだけでなく、人としての誠実さに欠ける人物だと考えられます。

約束を守らない、守る意思がない担当者の場合は、先が思いやられるため、そのような人がいた場合、契約は控えた方が良いでしょう。

まとめ

賃貸管理会社の担当者の対応が不十分な場合には、対応の改善を求めてみましょう。

それでも対応が改善されない場合は、担当者の変更を申し出ると、新しい人に担当を変更してくれるはずです。

しかし、場合によっては会社自体の体質に問題があり、担当者の変更だけでは手数料に見合ったサービスを受けられないケースがあります。

そのような場合は、管理会社の変更も検討してみると良いでしょう。  

弊社は、賃貸管理の実績を豊富に持つ賃貸管理会社です。

11年連続で入居率は98％を超えており、多くのお客さまから信頼を頂いています。

管理会社の変更をご検討されているようであれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。

管理会社を解約する際の注意点やスムーズな変更方法についてもアドバイスさせていただきます。