管理会社を解約する手順を解説！違約金や管理替え後の手続きは？

賃貸物件のオーナーにとって、管理会社は非常に心強い存在です。

適切な管理会社のサポートを受けることで、利益率が高い賃貸経営が実現しやすくなります。

一方で、さまざまな理由で現在の管理会社との契約を解約し、新しい管理会社に切り替えることを検討されることもあるでしょう。

本記事では、管理会社との契約解約に関する重要なポイントを詳しく解説します。

1.管理会社の解約を検討する理由

管理会社を解約する理由はオーナーによってさまざまですが、次のような「課題」に直面したときに解約を検討するケースが多いようです。

1)サービスの質に不満がある

多くのオーナーが管理会社の変更を考える最大の理由は、サービスの質への不満です。

例えば、入居者からの問い合わせや苦情に対して迅速かつ適切な対応ができていないと、物件の評判が下がり、長期的には空室率の悪化につながる可能性があります。

修繕やメンテナンスの対応が遅いことも、不満に繋がる理由のひとつ。

建物の適切な維持管理は、物件の価値を保ち、入居者満足度を高めるために不可欠です。

入居者の不満や不安を解決する修繕を迅速に行えない管理会社では、オーナーが理想とする管理を行うのは難しいでしょう。

2)コストパフォーマンスが悪い

管理手数料が高すぎると感じる場合も、解約を検討する大きな理由となります。

賃貸経営において、管理コストは重要な要素です。

高額な管理手数料は、物件の収益性を直接的に低下させます。

とくに、近年は競争激化により管理手数料の相場が変動しているため、以前に比べて割高感を感じるオーナーも増加。

また、提供されるサービスに見合わない料金設定に感じる場合もあるでしょう。

例えば、基本的な管理業務しか行っていないにもかかわらず、高額な管理手数料を請求されているような状況です。

オーナーにとって、支払う管理料に対してコストパフォーマンスが低い管理会社であると感じられるようなら、解約を検討してもよいでしょう。

3)物件の空室率が改善しない

入居者募集の努力が足りないと感じる場合も、管理会社の変更を検討する理由となります。

空室は、賃貸経営における最大の収益減少要因です。

管理会社には、効果的な広告戦略や内見対応、契約交渉など、入居者獲得のための積極的な活動が求められます。

これらの活動が不十分で、長期間空室が改善されない場合、オーナーの不満は高まります。

適切な家賃設定ができておらず、効果的な広告宣伝を行っていないと感じられるなら、管理会社の解約を検討してもよいでしょう。

今後さらに市場競争が激化していくことを考えれば、現時点で競争率が低い管理会社に管理を委託し続ける理由は考えにくいといえます。

2.管理会社の解約には違約金が発生する？

管理会社との契約を解約する際、契約内容に寄っては違約金が発生する場合があります。

解約を申し出る前には、必ず違約金発生の有無や金額について確認しておきましょう。

1)契約書の確認

契約書には通常、解約に関する条項が設けられています。

解約前には、まずは該当の条項を確認し、解約の手続きや条件、そして違約金の有無と金額を把握しましょう。

オーナーがよく理解していないまま解約手続きを進めてしまうと、本来は避けられた違約金の支払いを求められることもあります。

契約書の文言が複雑で理解しづらい場合は、弁護士や不動産の専門家に相談することをおすすめします。

2)一般的な違約金のパターン

違約金の設定は管理会社によってさまざまですが、一般的には契約期間中の解約の場合、残りの契約期間の管理手数料を違約金として請求されるような条項が盛り込まれています。

例えば、1年契約において6カ月経過時点で解約を申し入れた場合、未経過の残り6ヶ月分の管理手数料相当額を違約金として請求されるケースなどが考えられます。

また、契約後に経過した期間に関わらず、数カ月分の管理手数料相当額を違約金として設定しているケースもあるようです。

ただし、違約金の設定が適法であるか否かは、個々の状況によって異なります。

契約書に記載されていたとしても、法外な額の違約金を請求されるようなら、不動産の契約に強い弁護士に相談するとよいでしょう。

3)違約金なしで解約できるケース

解約時に、必ず違約金が請求されるとは限りません。

違約金なしで解約できるケースもあります。

もっとも一般的なケースは、契約期間が満了している場合です。

管理契約の多くは1年や2年といった期間を定めており、その期間が終了する際に更新の意思表示をしなければ、違約金なしでの解約が可能です。

また、管理会社側に重大な契約違反がある場合も、違約金なしでの解約が可能となる場合があります。

管理業務における著しい怠慢や家賃の横領など、違法行為が発覚した場合には違約金を請求されることはほとんどないでしょう。

むしろ管理会社側に損害賠償を請求できる可能性もあるため、対応を専門家に相談するのがおすすめです。

さらには、双方合意の上で違約金無しで解約するケースもありますので、普段から管理会社との関係は良好に保っておくのが望ましいでしょう。

3.解約から新たな管理会社への委託手続きの流れ

管理会社の変更は慎重に進める必要があります。

以下に、一般的な手続きの流れを説明します。

1)新たな管理会社の選定

新たな管理会社を選定する際は、管理手数料の料率だけでなく、サービスの質、会社の信頼性、実績なども考慮しましょう。

管理手数料の安さだけで選ぶのではなく、自身が望む賃貸管理を行ってくれるのかも重要です。

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2)現在の管理会社への解約通知

現在利用している管理会社の契約書に定められた期間内に、書面で解約通知を行います。

書面には解約の意思、希望する解約日を明確に記載し、確実に通知が届いたことを証明できる配達証明付きの郵便で送付することをおすすめします。

なお、現管理会社への解約通知と新管理会社の選定は、どちらを先にしなければならないといった決まりはありません。

ただし、管理替え先が決まっていないのに現管理会社と解約することにならないよう、新管理会社の決定を先に進めるのが無難です。

3)物件情報の引き継ぎ

現在利用する管理会社が解約に同意し、新たな委託先である新管理会社が決まったなら、物件情報の引き継ぎを行います。

入居者情報、家賃収納状況、修繕履歴などの重要情報を、旧管理会社から新管理会社へ確実に引き継ぎます。

引き継ぎはオーナー不在のまま行うことも可能ですが、安全を期すなら、必要に応じて引き継ぎの現場に立ち合いましょう。

4)新管理会社との契約締結

新たな管理会社との契約内容を十分に確認します。

管理業務の範囲、管理手数料の計算方法、契約期間、解約条件などを確認し、不明点は必ず質問しましょう。

特約事項がある場合は、契約書に正確に反映されているか確認します。

5)入居者への通知

管理会社変更の手はずが整ったなら、入居者へ管理会社の変更を書面で通知します。

新管理会社の名称、連絡先、変更時期に加え、家賃の振込先変更がある場合はその情報を明確に伝えます。

入居者にとって、管理会社の変更は直接生活に影響を及ぼすことはないかもしれませんが、変更するという事実だけで不安を感じることも。

できるだけ入居者の不安を軽減するためにも、オーナーは丁寧でわかりやすい説明を心がけましょう。

6)新たな管理会社による管理開始

新たな管理会社による管理がスタートした後は、オーナーは新管理会社との丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

とくに管理開始直後は認識違いによる小さなトラブルが起きやすいため、小まめな連絡を取り合うのが肝要です。

入居者からのフィードバックが管理会社に寄せられているようであれば、問題解決のための打ち合わせの機会を設けるといった対応も検討しましょう。

まとめ

管理会社との契約解約を検討する際は、現状の問題点を明確にしたうえで、解約による影響を考慮しましょう。

契約書の確認は不可欠で、違約金の有無や解約条件を把握することが重要です。

新管理会社の選定では、管理手数料だけでなく、サービスの質や会社の信頼性も考慮しましょう。

管理会社の変更は、賃貸経営の改善につながる可能性がある一方、より管理状態を悪化させるリスクも伴います。

管理替えを検討する際には、十分な情報収集と準備を行うことで、良好な管理に繋がる最適な選択ができるでしょう。

弊社ランドネットは、空室対策や満室経営のサポートを行う賃貸管理会社です。

管理替えのご相談を常時受け付けており、入居者通知もオーナー様に代わって対応いたします。

現状の管理会社からの変更をご検討のオーナー様は、ランドネットまでお気軽にご相談ください。