「管理会社を変更したい…。」手順やポイントを解説！賃貸オーナー向け

「空室が埋まらない」「管理会社の対応に不満」など、管理会社の変更を考え始めている賃貸オーナーもいるのではないでしょうか。

しかし、管理会社を変更するとなると、その手順や注意点、さらには変更によって本当に状況が改善されるのかといった疑問や不安もつきもの。

そこで本記事では、管理会社を変更する具体的な手順、最適なタイミング、新しい管理会社選びで重視すべきポイントを解説します。

1.賃貸管理会社を変更したい理由

賃貸オーナーが管理会社の変更を検討する主な理由は多岐にわたります。

以下のいずれかの理由に当てはまる場合、管理会社の変更を検討する価値は十分にあるでしょう。

1)空室が埋まらない

まず、空室がなかなか埋まらないという深刻な問題が挙げられます。

物件の魅力やターゲット層に合致しない条件での募集が続いたり、近隣の競合物件と比較して魅力が低下しているにも関わらず、改善提案がなかったりする場合、空室は長期化しがちです。

2)対応が悪い

管理会社の対応が悪い点も大きな理由になります。

入居者や近隣住民からのクレームに対する不十分な対応、質が悪い修繕やメンテナンス、内容が不十分なオーナーへの報告や提案など、消極的な管理会社の姿勢はオーナーの不満が募る原因になるでしょう。

3)改善に向けた提案がない

提案力がなく経営改善が見込めないことも、変更を考えるきっかけとなります。

賃料アップや物件価値向上のための積極的なリフォーム提案がなく、市場動向の分析も甘く、長期的な視点での経営アドバイスが得られない管理会社では、将来的な収益改善は期待できません。

4)家賃滞納者への督促が不十分

家賃滞納者への督促が不十分であることも問題視されます。

滞納発生時の督促が遅かったり、法的手続きへの移行判断が甘かったり、オーナーへの状況報告が曖昧だったりすると、キャッシュフローの悪化に直結します。

5)管理委託料のコストパフォーマンスが悪い

管理委託料と提供されるサービス内容が見合わないと感じる場合です。

支払っている手数料に対してサービス内容が不十分であったり、不要なオプション費用が発生していたりすると、コストパフォーマンスに疑問が生じます。

2.賃貸管理会社を変更する手順と流れ

管理会社変更は、現行契約の確認から新会社との引継ぎまで、計画的なステップを踏むことが成功の鍵です。

ここでは管理会社を変更するための手順について紹介します。

1)現行の管理委託内容の確認

最初に行うべきは、現行の管理委託契約の内容確認です。

契約期間、更新条件、解約通知の時期と方法、中途解約時の違約金の有無と条件を正確に把握しましょう。

なお、国土交通省が策定した「賃貸住宅標準管理委託契約書」の第20条では、解約3ヶ月前の文書による申し入れ、または3ヶ月分の管理報酬相当額の支払いを解約の条件としています。

2)変更先の管理会社の選定

次に、新しい管理会社の選定と比較検討を行います。

複数の管理会社から情報を集め、管理体制や実績、担当者、見積りと契約内容を慎重に比較します。

管理会社によって業務範囲や契約条件が大きく異なりますので、必ず複数社を比較して委託先を選択しましょう。

3)現管理会社へ解約の申し入れ

新しい管理会社の目星がついたら、現管理会社へ解約の申し入れを行います。

契約書で定められた条件に基づき、通常は書面にて解約通知を行います。

解約理由の伝達は義務ではありませんが、遺恨を残さずに解約するためにも、真摯な姿勢で理由を伝える配慮は必要でしょう。

4)新旧管理会社間での引き継ぎ

新旧管理会社間での業務引継ぎを行います。

物件情報、入居者情報、鍵、そして敷金や未精算金といった金銭に関わる事項まで、漏れなく正確に引き継ぐ必要があります。

2社間での引き継ぎが正確に行われるよう、可能ならオーナーも積極的に関与することが求められます。

5)入居者への説明

最後に、入居者への通知が必要です。

管理会社が変更になること、新しい管理会社の連絡先、そして新しい家賃の振込先など、分かりやすく書面で通知します。

入居者の不安を取り除き、スムーズな移行への協力を得ることが大切です。

管理会社変更の手続きの詳細については、こちらの記事もご覧ください。

入居者にオーナーチェンジを通知！挨拶文、賃貸人や振込先の変更方法を解説

3.賃貸管理会社を変更する際の注意点

管理会社の変更をスムーズに進めるには、契約内容の確認や書面での通知など、いくつかの重要な注意点があります。

手続きの際は細部まで細かくチェックし、後々のトラブルを防ぎましょう。

1)解約条件の確認

前管理会社との契約解除においては、管理委託契約書の解約条件を細部まで確認することが最も重要です。

解約予告期間、中途解約時の違約金の有無と金額、自動更新の条件など、契約書に記載された条項を見落とすと、予期せぬトラブルや費用の発生に繋がる可能性があります。

また、解約通知は必ず書面で行い記録を残しましょう。

内容証明郵便などを活用し、いつ誰がどのような内容の通知を送ったかを証明できるようにしておくことが大切です。

2)引き継ぎ範囲とスケジュールを設定

引継業務は、何の業務をいつまでに引き継ぐのか、範囲とスケジュールを明確にすることが大切です。

新旧管理会社にオーナーを含めた三者間で、何をいつまでに引き継ぐのか、未収金の取り扱いはどうするのか、入居者データの正確な移行はどのように行うのかなどを具体的に取り決め、引き継いだ内容と進捗を共有しながら管理する必要があります。

3)新管理会社との契約内容を確認

新しい管理会社との契約内容もしっかりと確認することも大切です。

契約書を隅々まで読み込み、管理業務の範囲や管理委託料、免責事項や特約などの取り決めを正しく把握しておきましょう。

前管理会社から変更になった点や疑問点は、契約前に全て解消しておくことで、新たな管理会社との良好な関係を築きやすくなるでしょう。

4.賃貸管理会社を変更するタイミング

管理会社変更の最適なタイミングは、契約更新時や空室長期化時など、状況に応じて見極める必要があります。

年間でみれば、引っ越しが多い繁忙期にあたる時期の変更は避けるべきでしょう。

1〜3月、9〜10月は進学や転勤などで入退去が多い時期のため、管理会社も非常に忙しくなります。

この時期に無理な変更を進めてしまうと、入居者集めに支障が出ることも考えられます。

変更のベストタイミングは、現行の管理委託契約の更新と閑散期が重なる時期です。

更新のタイミングであれば、通常は解約にともなう違約金が発生せず、計画的に移行準備を進められます。

空室期間の長期化や担当の不誠実な対応など、改善したい要素が理由であれば、変更の切り出しがしやすいでしょう。

また、大規模修繕の時期が近づいているタイミングなら、新たなリーシング戦略まで一貫して新管理会社に任せることが可能です。

ただし、契約期間中の解約となる場合には違約金が発生する場合がありますので、変更のタイミングは総合的に判断する必要があります。

5.賃貸管理会社を変更して満室経営へ

信頼できる管理会社への変更は、的確な空室対策や質の高いサポートを通じて満室経営を実現する好機です。

新しい管理会社には、的確な空室対策とリーシング戦略の実行が期待されます。

物件や市場を分析し、効果的な募集広告や適切な賃料設定、魅力的なリフォーム提案などを通じて空室の早期解消を目指してくれるでしょう。

また、質の高い入居者対応と物件メンテナンスも重要です。

入居者からの問い合わせやクレームへの迅速かつ丁寧な対応は入居者満足度を高め、定期的な巡回や適切な修繕提案は物件の資産価値を維持・向上させます。

さらに、オーナーへの透明性の高い報告と積極的な提案も、信頼できる管理会社の特徴です。

物件の稼働状況や収支、対応進捗などを分かりやすく定期報告し、収益改善やリスクヘッジのための前向きな提案をしてくれるパートナーが理想的です。

まとめ

賃貸管理会社の変更は、賃貸経営の質を大きく左右する重要な決断です。

現在の管理会社に何らかの不満や課題を感じているのであれば、それを放置せずに変更という選択肢を検討することは、経営改善への大きな一歩となるでしょう。

新しいパートナーとなる管理会社選びは、実績や提案力はもちろん、自社の物件や経営方針との相性、そして何よりもオーナーとの良好なコミュニケーションを築けるかどうかを見極める必要があります。

オーナーの収益を最大化するためにも、経営に真摯に向き合い、オーナーが希望する管理を実現するパートナーを選びましょう。

弊社ランドネットは、首都圏を中心に全国各地で賃貸管理を行う不動産会社です。

管理物件の入居率は98％超を達成。

管理手数料3.3％から、入居者募集、契約、更新、退去に至るまでワンストップで対応し、オーナー様の収益最大化をお手伝いいたします。

空室や賃貸経営にご不安をお持ちのオーナー様は、お気軽にご相談ください。